Legal operations / Legal Managed Services

Mit zunehmender Größe wird auch die Organisationsstruktur multinationaler Konzerne größer und komplexer. Dies macht es schwieriger, die für die jeweilige Unternehmenseinheit geltenden lokalen Rechtsvorschriften einzuhalten. Angesichts verschärfter regulatorischer Anforderungen an die unternehmerische Transparenz müssen Gesellschaften den Stand und die Entwicklung ihrer Konzernstruktur stets im Blick haben.

Viele Unternehmen erkennen die Vorteile, wenn Compliance- und Governance-Aufgaben in den Händen eines einzigen Dienstleisters liegen, und von diesem für alle Standorte weltweit einheitlich umgesetzt werden. Hier kommen unsere Teams ins Spiel.

Was EY Law für Sie tun kann

Dank der Kombination aus erfahrener Rechtsberatung durch ein integriertes globales Netzwerk aus lokalen Rechtsbeiständen auf der einen Seite und innovativen, auf Technologie gestützten Dienstleistungen auf der anderen Seite werden Mandanten von unserem Legal Operations Team dabei unterstützt, den Wandel in eine digitalisierte Geschäftswelt zu meistern. 

Wir bieten Ihnen für Ihre Rechtsabteilung ein einheitliches Modell und eine Plattform für alle rechtlichen Abläufe. Auf diese Weise kombinieren Sie juristische Dienstleistungen (Managed Services) mit der Beratung durch unser globales Netzwerk an Rechtsspezialisten, die weltweit bereitstehen, um konsistente, qualitativ hochwertige und kostengünstige Lösungen zu liefern. 

Unsere Legal Operations Teams gewährleisten den Einsatz einer preisgekrönten, branchenführenden Technologie auf der Basis von intelligenten Systemen und Daten. Diese verknüpft umfassende Qualität, Risikomanagement und Dashboard-Instrumente mit einem engagierten Team zur Kundenbetreuung, das die Kultur, Risikobereitschaft und Anforderungen Ihres Unternehmens versteht.

Mithilfe unseres juristischen Operationsmodells können Unternehmen rechtliche Belange, die in der Rechtsabteilung eingehen, über einen führenden Vergabeprozess verwalten. Arbeit, für die juristischer Rat notwendig ist, wird an die entsprechenden Ansprechpartner weitergeleitet – entweder vollkommen automatisiert, an externe oder an hochspezialisierte Beratungsteams. Auf diese Weise ist es für Unternehmen ein Leichtes, alle Phasen effizient und effektiv zu bewältigen – vom ersten juristischen Kontakt bis zum Abschluss einschließlich der Dokumenterstellung.

Mit einer neuen fortschrittlichen Technologie, die vorhandene fachliche Stärken und Kontrollen ergänzt, erhöht unser digitales Projektmanagementbüro den Einblick in laufende Vorgänge und unterstützt über umfassende Live-Dashboards die Risikofrüherkennung und Transparenz. Zusätzlich bieten wir mit unserem Modell Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, da es sich auf alle juristischen Aufgaben sowie auf weitere Rechtssysteme erstreckt.

EY Legal Operations kann Ihre Unternehmensziele unterstützen – das betrifft z. B. die Zentralisierung, eine Optimierung der Compliance und den Abbau aufwändiger, wiederkehrender und standardisierter Aufgaben im juristischen Bereich. Oder nutzen Sie EY Legal Operations, um Ihre juristischen Ausgaben besser zu verstehen und zu kontrollieren. Als nahtlos in Ihre Rechtsfunktion eingegliederter Baustein können wir das Risikomanagement optimieren und bei der Erhebung und Analyse der richtigen Daten für informierte Unternehmensentscheidungen behilflich sein. Damit können sich Ihre Mitarbeiter auf wichtige taktische und strategische Aufgaben konzentrieren.

Bessere und schnellere Entscheidungen dank Datennutzung.

Stellen Sie sich einmal vor, …      

  • Alle Anweisungen, die Ihre Rechtsabteilung erreichen, wären vollständig, direkt umsetzbar und an die jeweilig zuständige Person, das Team oder an externe Dritte adressiert
  • Sie könnten alle Themen, die von der Rechtsabteilung intern wie extern bearbeitet werden, sowie deren Status und Risiken auf einen Blick erfassen
  • Aufgaben, die vom Unternehmen selbst bearbeitet werden können, würden mithilfe von Vorlagen und Klauseln erledigt und dabei durch die Rechts- und Risikofunktionen mit vollumfänglichen Prüfkompetenzen kontrolliert
  • Sie würden den Wert aller Einkaufs- und Verkaufsverträge zu Unternehmen, Produkt, Kategorie, Lage oder Lieferant und Kunde kennen
  • Sie wüssten über alle ausstehenden Gerichtsverfahren und deren Hintergründe Bescheid
  • Sie wüssten, welche Mietverträge, Kundenverträge und Zuliefervereinbarungen bald verlängert werden müssen
  • Sie könnten die Entwicklungsdaten sämtlicher rechtlicher Aktivitäten überblicken und damit die Entwicklung eines  schlanken  und effektiven Betriebsmodells für juristische Dienstleistungen unterstützen

Juristische IT-Dienstleistungen

Legal Operations unterstützt Rechtsabteilungen und verwandte Bereiche dabei, Aufgaben geringer, mittlerer oder hoher Komplexität internen/externen Stellen zuzuweisen, ebenso wie sie selbst zu bearbeiten. In der Regel werden auch einige Aufgaben von den zuständigen Ansprechpartnern unserer Legal Operations Teams ausgeführt. Beispiele hierfür sind:

  1. Vertragslebenszyklus-Management

Wir lösen zwei unternehmerische und rechtliche Kernproblematiken:

    1. Welche Verträge besitzen wir, wo sind diese, was beinhalten sie und was ist erforderlich, um sie anzupassen (Prüfung alter Verpflichtungen)?
    2. Wie können wir die Handhabung von Verträgen und Verpflichtungen in ein unternehmerisches Alleinstellungsmerkmal verwandeln, einschließlich einer verkürzten Zeit für die Vertragsabwicklung?

Unsere Ansprechpartner können eine technologische Lösung implementieren (dieselbe Lösung, die wir auch für die Bereitstellung ausgelagerter Dienstleistungen im Bereich Vertragsmanagement für unsere Kunden einsetzen), mit deren Hilfe Ihre internen Teams den gesamten Vertragslebenszyklus von der Kundenanfrage über Verkaufs-/Einkaufsaktivitäten bis hin zu juristischer Unterstützung und dem Umgang mit Verpflichtungen abwickeln können. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, dass wir Ihnen zu einem Festpreis ein externes IT-Dienstleistungsteam zur Umsetzung bereitstellen, das sich nahtlos in die Arbeit Ihrer Mitarbeiter einfügt und intern Kapazitäten schafft, damit sich Ihre Mitarbeiter wieder auf wichtige taktische und strategische Kunden- bzw. Lieferantenbeziehungen konzentrieren können.

  1. Dienstleistungen zur Vertragslokalisierung 

Dienstleistungen zur Vertragslokalisierung lösen den typischerweise fragmentierten Ansatz auf, den Unternehmen angesichts eines globalen Kundenstamms und großer Mengen an verkaufsseitigen Verträgen verfolgen, bei denen häufig Fragen zur örtlichen Sprache und den geltenden Gesetzen aufkommen. Dienstleistungen zur Vertragslokalisierung bieten einen Technologie-gestützten Ansatz, der den Vertrags- und Änderungsprozess in einer Komplettlösung konsolidiert, die ein maßgeschneidertes Eingangs verfahren,  mit einem digitalen Project Management Office (PMO) und der örtlichen Expertise von EY Law verbindet. Dienstleistungen zur Vertragslokalisierung sind eine skalierbare One-Stop-Shop-Lösung zur Übersetzung, Lokalisierung, für das Projektmanagement und für digitale Individualanwendungen für grenzüberschreitende Vertragsabschlüsse.

  1. Dienstleistungen zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben – Managed Services

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung zu belegen, dass ihre Rechtsträger entsprechende Vorgaben zur Secretarial Compliance und Verpflichtungen im Berichtswesen einhalten. Diese Vorgaben und Verpflichtungen unterliegen ständigen Anpassungen und Aktualisierungen und unterscheiden sich zudem je nach Land und Zuständigkeitsbereich. Multinationale Konzerne erkennen zunehmend, dass eine Beschränkung auf firmeninterne Teams in den einzelnen Ländern weder praktikabel noch effizient ist, um alle Informationen zur Einhaltung der geltenden Bestimmungen vor Ort zu erhalten. Unsere Managed Services können helfen. 

Unabhängig von der Organisationsstruktur Ihres Unternehmens bieten Ihnen unsere Mitarbeiter nahtlose Entity Management Services, um Ihre Unternehmensbereiche gut aufzustellen und vor Strafzahlungen und Verstößen zu schützen.

  1. Health checks

Mit unseren Health checks prüfen wir Unternehmensdaten und den Compliance-Status aller Konzernunternehmen. Bei dieser Prüfung werden interne Daten mit Daten in öffentlichen Verzeichnissen und gesetzlich festgelegten Aufzeichnungen abgeglichen, um alle Datenquellen aufeinander abzustimmen. Als Ergebnis erhalten Sie eine Risikobewertung, die materielle und nicht-materielle Risiken identifiziert, sowie einen detaillierten Maßnahmenplan erstellt. Unsere Services richten sich vor allem an Mandanten mit Akquisitionsvorhaben oder komplexer Organisationsstruktur sowie an Unternehmen, die eine Sorgfaltsprüfung vornehmen lassen möchten.

  1. Jährliche Compliance

Unser Angebot im Zusammenhang mit der jährlichen Compliance berücksichtigt alle zwingenden gesetzlichen Vorschriften wie:

  • Unterstützung bei allen Formalitäten rund um den Jahresabschluss
  • Pflege und Dokumentation der Unternehmensdaten
  • Erinnerung an bevorstehende Compliance-Termine
  • Aktualisierung des internen Legal Entity Management-Systems
  • Aufbau einer Compliance-Berichterstattung in Echtzeit
  1. Ad hoc Änderungen

Wie unterstützen Sie bei routinemäßigen Änderungen wie Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern, Änderungen der eingetragenen Geschäftsanschrift sowie der Beteiligungsverhältnisse, Ausstellung und Änderungen von Vollmachten oder Satzungsänderungen.

  1. Wissenserwerb und Schulungen

Unsere Wissensplattform bietet Mandanten eine zentrale Anlaufstelle für aktuelle und relevante weltweite Informationen zum Thema Unternehmens-Compliance. Unser Schulungsprogramm hilft Vorständen und Führungskräften, die Governance-Risiken von Tochterunternehmen zu mindern und bietet allen Verantwortlichen Ihrer internationalen Tochtergesellschaften eine maßgeschneiderte Unterstützung.

Darüber hinaus bieten wir speziell auf Ihre Unternehmensrichtlinien abgestimmte Schulungen und erstellen Managementhandbücher mit praktischen Informationen und Referenzmaterialien. Die Schulungen finden weltweit in Form von Online- oder Präsenztrainings statt.

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